個人情報の取扱いについて

個人情報保護方針

当社は、個人情報の保護が、マンション・ビル管理業務及びリフォーム業務等を進める上で最も重要と考えております。その理念に基づき個人情報保護マネジメントシステムを構築し、以下の通り個人情報を正確かつ適切に取扱ってまいります。


1.個人情報の取得について

当社は、適法かつ公正な手段によって、個人情報を取得いたします。

2.個人情報の利用について
  • 当社は、個人情報を、取得の際に示した利用目的の範囲内で、業務の遂行上必要な限りにおいて利用し、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(以下、「目的外利用」という)を防止するため、適切な措置を講じます。
  • 当社は、個人情報を当社グループ会社等との間で共同利用させていただく場合があります。
  • 当社は、情報の取扱いを委託する場合には、委託を受けた者に対する厳正な調査を行ったうえ、秘密を保持させるために、適正な監督を行います。
3.個人情報の第三者提供について

当社は、法令に定める場合を除き、個人情報を、事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供しません。

4.個人情報の安全管理措置について
  • 当社は、個人情報の正確性を保ち、これを安全に管理いたします。
  • 当社は、個人情報の紛失、破壊、改ざん又は漏洩の防止並びに是正を行います。このため、不正アクセス、コンピューターウィルス等に対する適正な情報セキュリティ対策を講じます。
5.組織・体制
  • 当社は、個人情報保護管理者を任命し、個人情報の適正な管理を実施いたします。
  • 当社は、役員及び従業員に対し、個人情報の保護及び適正な管理方法についての研修を実施し、日常業務における個人情報の適正な取扱いを徹底します。
6.個人情報の開示・訂正・利用停止・消去について

当社は、本人が自己の個人情報について、利用目的の通知・開示・第三者提供記録または第三者提供を受けた記録の開示・訂正・利用停止・第三者提供の停止・消去等を求める権利を有していることを確認の上、これらの要求がある場合には、法令に基づき、速やかに対応します。
なお、当社の個人情報の取扱いについてのご意見、ご相談、苦情は所定の窓口にてお受けいたします。

7.法令等の遵守について

個人情報の取扱に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。

8.個人情報保護マネジメントシステムの構築・実施・維持・改善

当社は、この方針を実行するため、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、これを当社従業者その他関係者に周知徹底させて実施し、維持し、継続的に改善いたします。

福岡市博多区博多駅前1-21-28
株式会社長谷工コミュニティ九州
代表取締役社長 谷 洋一
2009年2月26日制定
2022年5月1日 改定


個人情報の取扱いについて

1.利用目的について

当社は、マンション・ビルの管理関連事業及びリフォーム関連事業を行うことに伴い、事業遂行上必要となるお客様等のお名前・ご住所・生年月日・電話番号・E-mailアドレス・勤務先・役職などの個人情報を取得しますが(なお、お客様等のご要望に即したサービスを提供する等の目的で、これら以外の個人情報を取得する場合がありますが、こうした場合は一部の必須項目を除き、お客様等個人情報にて特定される方ご自身の選択で情報を提供いただきます。)、これらの個人情報は下記の目的でのみ利用させていただき、当該目的以外の目的に使用いたしません。
また、当社は、上記事業に関する業務を円滑に進めるため、業務の一部を委託し、業務委託先に対して、適正かつ適法な手続に従い、必要な範囲で個人情報を提供することがありますが、この場合、当社はこれらの業務委託先との間で「個人情報の保護に関する覚書」の締結を始め、適正に監督及び管理を行います。

利用目的
  • マンション・ビル管理並びに建設工事の工事監理等コンサルティング業務及び請負に関する契約履行のため。
  • 緊急時の連絡・対応を実施するため。
    なお、アウル24センターまたはコールセンターへの電話による緊急問い合わせなどに対しましては、その対応を安全・確実にするため、音声録音を実施しておりますので、ご了承下さい。
  • 専有部のメンテナンス・機器の取り付け・修理及び斡旋並びに販売に関する契約の履行。これらに関する情報・サービスの提供のため。
  • レンタルオフィスの運営業務のため。
  • 不動産の管理等の業務、及び不動産の賃貸・売買の代理・仲介の取引等に関する契約の履行、情報サービス提供のため。
  • 各保険会社の委託を受けて行う各社損害保険、生命保険及びこれらに付帯・関連するサービス業務の為に利用(*)
    (*)なお、当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの会社のホームページに記載してあります。 ※注意:上記(1)、(2)及び(6)は本人から直接書面以外の方法によって取得する個人情報の利用目的を示しています。(3)~(5)は保有個人データであり、本人から直接書面により取得する個人情報の利用目的を示しています。(3)~(5)の個人情報の提供は任意です。
2.個人情報の共同利用

当社は、書面、Eメール、口頭等で取得した個人情報を、以下の相手先と共同利用させていただく場合があります。

  • 新築マンション販売等における売主及び販売会社
    (イ)共同利用する 個人情報の項目
    お名前、住所、電話番号、その他上記1.「利用目的について」の(1)の利用目的に必要な範囲の項目
    (ロ)共同利用の目的
    上記1.「利用目的について」の利用目的(1)に記載の通り
  • 長谷工コーポレーショングループ
    (イ)共同利用する 個人情報の項目
    お名前、住所、電話番号、FAX番号、Eメールアドレス、その他各社の利用目的に必要な範囲の項目
    (ロ)共同利用の目的
    各社が取扱う建設、不動産、関連商品、各種サービスに関するお客様への情報提供
    (ハ)共同利用の管理責任者
    東京都港区芝2-32-1
    株式会社長谷工コーポレーション
    代表取締役社長 池上 一夫
※長谷工コーポレーショングループ各社の名称及び事業内容、その他詳細情報につきましては https://www.haseko.co.jp/hc/company/group.html をご覧ください。
3.保有個人データの安全管理の為に講じた措置
  • 基本方針の策定
    個人データの適正な取扱の確保の為に、「関係法令・ガイドライン等の遵守」「質問及び苦情処理の窓口」等について、基本方針を策定しています。
  • 個人データの取扱いに関する規定の整備
    取得、利用、保存、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について、社内規定を策定しています。
  • 組織的安全管理措置
    ①各部門に個人情報取扱責任者を設置するとともに、当該部門が取扱う個人情報を明確化しています。また、個人情報保護法や社内規定に違反する行為の発生または、その兆候を把握した場合の個人情報保護管理者への報告連絡体制を整備しています。
    ②個人情報の管理状況につき、定期的に内部監査を実施しています。
  • 人的安全管理措置
    従業者に対して個人情報保護の重要性を理解させ、継続的かつ定期的に教育・啓蒙を行っています。
  • 物理的安全管理措置
    ①個人情報等を取扱う重要な情報システムを管理する区域と、その他の個人情報を取扱う区域を、各々適切に管理しています。
    ②個人情報を取扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難または紛失等を防止する為の措置を講じるとともに、事業所内での移動等も含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人情報が判明しないよう安全な方策を講じています。
  • 技術的安全管理措置
    ①アクセス制御を実施して、担当者及び取扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
    ②個人データを取扱う情報システムを、外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウエアから保護する仕組みを導入しています。
  • 外的環境の把握
    外国において個人データを取扱う場合、当該外国の個人情報の保護に関する制度等を把握した上で、個人データの安全管理の為に必要かつ適切な措置を講じています。
4.開示の手続きについて

当社が保有するご本人の保有個人データ(特定個人情報を含む、以下同じ)に関して、ご本人自身の情報の開示、第三者提供の記録・第三者提供を受けた記録の開示、または利用目的の通知(以下、「開示等」という。)を希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、法令に従い遅滞なく 開示等を行います。

5.訂正等の手続き

当社が保有するご本人の保有個人データに関して、ご本人自身の情報の内容について訂正、追加または削除を希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、事実と異なる内容がある場合には、法令に従い、情報の訂正、追加または削除をします。

6.利用停止・消去

当社が保有するご本人の保有個人データに関して、ご本人自身の情報の利用停止、第三者提供の停止または消去(以下、「利用停止等」という。)を希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、その請求に理由があることが判明したときは、法令に従い、遅滞なく利用停止等を行います。
これらの情報の一部または全部を利用停止等した場合、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがあります。(なお、関係法令に基づき保有しております情報については、利用停止等のお申し出に応じられない場合があります。)

7.開示等の受付方法・窓口

当社は、ご本人から、保有個人データに関する上記4、5、6(以下、上記4、5、6を併せて「開示等請求」という。)のお申し出は、以下8に記載の方法にて受付けます。なお、この方法によらない開示等請求には応じられない場合がありますので、ご了承ください。

8.受付手続

下記の受付窓口まで、当社所定の個人情報開示等請求書(当社ホームページに掲載)を記入のうえ、必要書類を同封して、郵送にてお申込みください(郵送料は請求者のご負担となります)。下記方法により、ご本人(または代理人)であることを確認したうえで、書面の交付により回答いたします(ご本人が請求された場合には、電磁的記録にて提供します。但し、電磁的記録の提供に多額の費用を要する場合やその他電磁的記録による開示が困難である場合は、書面の交付といたします)。
なお、開示等請求のうち、上記4については、1件につき1,000円(消費税込)の手数料をお支払いただきます。

受付窓口 株式会社長谷工コミュニティ九州
業務推進部 宛
〒812-0011 福岡県福岡市博多区博多駅前1-21-28 いちご博多駅前スクエア
申込方法及び
ご本人確認方法
所定の「個人情報開示等請求書」(当社ホームページに掲載)に必要事項を記入の上、本人確認書類(※1)、代理の場合は代理人確認書類(※2)と共に郵送にて受付窓口までお申込みください。所定の手数料の振込みが確認できた場合に当社は手続きを開始します。
(※1)本人確認書類…運転免許証、パスポート、健康保険証、年金手帳のコピー(いずれか1点)
(※2)代理人確認書類…戸籍謄本、成年後見登記事項証明書、委任状
振込口座:上記4の開示等請求に応じる場合、後日、別便にてご連絡いたします。
手数料 上記4の開示等請求1件につき 1,000円(消費税込)
振込手数料は請求者のご負担となります。
本人確認書類等は、手続終了後、当社で責任を持って処分いたします。
※注意:上記例はご本人の場合であり、ご本人以外の場合は、ご本人の実印が押印された委任状、代理人様の実印が押印された個人情報開示等請求書、代理人様の印鑑証明書を同封ください。運転免許証コピーの本籍地は黒塗りしてください。
9.個人情報の取扱いに関するご意見及びご相談窓口

お客様の個人情報開示等請求関係のお申出、個人情報の取扱いに関するお問合せ、ご相談、苦情、長谷工コーポレーショングループでの共同利用に関するお問い合わせ等の当社窓口は下記の通りです。

問い合せ先:株式会社長谷工コミュニティ九州 業務推進部
住 所:〒812-0011 福岡県福岡市博多区博多駅前 1-21-28 いちご博多駅前スクエア
電 話:092-477-3939
受付時間:月曜日~金曜日 9:00~12:00、13:00~17:30
(祝祭日及び年末年始、GW、夏季休業期間は除きます。)