【公式】個人情報の取扱いについて

個人情報保護方針

当社は、個人情報の保護が、マンション・ビル管理業務及びリフォーム業務等を進める上で最も重要と考えております。その理念に基づき個人情報保護マネジメントシステムを構築し、以下の通り個人情報を正確かつ適切に取扱ってまいります。


1.個人情報の取得について

当社は、適法かつ公正な手段によって、個人情報を取得いたします。

2.個人情報の利用について
  • 当社は、個人情報を、取得の際に示した利用目的の範囲内で、業務の遂行上必要な限りにおいて利用し、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(以下、「目的外利用」という)を防止するため、適切な措置を講じます。
  • 当社は、個人情報を第三者との間で共同利用させていただく場合があります。
  • 当社は、個人情報の取扱いを第三者に委託する場合には、当該第三者につき厳正な調査を行ったうえ、秘密を保持させるために、適正な監督を行います。
3.個人情報の第三者提供について

当社は、法令に定める場合を除き、個人情報を、事前に本人の同意を得ることなく、第三者に提供しません。

4.個人情報の管理について
  • 当社は、個人情報の正確性を保ち、これを安全に管理いたします。
  • 当社は、個人情報の紛失、破壊、改ざん又は漏洩の防止並びに是正を行います。このため、不正アクセス、コンピューターウィルス等に対する適正な情報セキュリティ対策を講じます。
5.個人情報の開示・訂正・利用停止・消去について

当社は、本人が自己の個人情報について、開示・訂正・利用停止・消去等を求める権利を有していることを確認の上、これらの要求がある場合には、速やかに対応します。なお、当社の個人情報の取扱いについてのご意見及び相談は所定の窓口にてお受けいたします。

6.組織・体制
  • 当社は、個人情報保護管理者を任命し、個人情報の適正な管理を実施いたします。
  • 当社は、役員及び従業員に対し、個人情報の保護及び適正な管理方法についての研修を実施し、日常業務における個人情報の適正な取扱いを徹底します。
7.法令等の遵守について

個人情報の取扱に関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守いたします。

8.個人情報保護マネジメントシステムの構築・実施・維持・改善

当社は、この方針を実行するため、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、これを当社従業者その他関係者に周知徹底させて実施し、維持し、継続的に改善いたします。

株式会社長谷工コミュニティ九州
代表取締役社長 髙山 直樹
2009年2月26日 制定
2018年5月1日 改定


個人情報の取扱いについて

1.利用目的について

当社は、マンション・ビルの管理関連事業及びリフォーム関連事業を行うことに伴い、事業遂行上必要となるお客様等のお名前・ご住所・生年月日・性別・電話番号・E-mailアドレス・勤務先・役職などの個人情報を取得しますが(なお、お客様等のご要望に則したサービスを提供する等の目的で、これら以外の個人情報を取得する場合がありますが、こうした場合は一部の必須項目を除き、お客様等個人情報にて特定される方ご自身の選択で情報を提供いただきます。)、これらの個人情報は下記の目的でのみ利用させていただき、当該目的以外の目的に使用いたしません。
また、当社は、上記事業に関する業務を円滑に進めるため、業務の一部を委託し、業務委託先に対して、適法かつ適式な手続に従い必要な範囲で個人情報を提供することがありますが、この場合、当社はこれらの業務委託先との間で「個人情報の保護に関する覚書」の締結を始め、厳正に監督及び管理を行います。

利用目的
  • マンション・ビル管理並びに建設工事の工事監理等コンサルティング業務および請負に関する契約の履行のため。
  • 緊急時の連絡・対応を実施するため。
  • 専有部のメンテナンス・機器の取り付け・修理及び斡旋並びに販売に関する契約履行。これらに関する情報・サービスの提供。
  • 不動産の仲介、賃貸、売買の取引に関する契約の履行、情報・サービスの提供のため。
  • 各保険会社の委託を受けて行う各社損害保険、生命保険及びこれらに付帯・関連するサービス業務のため。(*)
    (*)なお、当社に対し保険募集業務の委託を行う保険会社の利用目的は、それぞれの会社のホームページに記載してあります。
2.第三者への提供について

当社は、ご本人の個人情報(個人データを含みます。以下同じ。)を法令に基づくほか、「1.利用目的について」に記載した利用目的の達成に必要な範囲で、(1)に記載した第三者に対し、その提供自体を目的として、書面・郵便物・電話・インターネット・E-mail・広告媒体等により(2)記載の項目を提供することがあります。
なお、所定の手続きに従ったご本人からのお申し出があった場合には、当該第三者への提供を停止いたします。

  • 個人情報を提供する第三者
    (ア)管理委託業務のうち、収納業務、支払業務を委託する業者
    (イ)他の宅地建物取引業者
    (ウ)マンション管理業協会・保証機構等の業界団体
    (エ)登記等に関する司法書士、土地家屋調査士、融資に関する金融機関、不動産管理等に関する管理会社
    (オ)専有部のメンテナンス・機器の取り付け・修理業者および斡旋業者並びに関連商品の販売会社。これらに関する情報・サービスの提供会社。
  • 提供される個人情報の項目
    お名前、住所、電話番号、物件情報、その他上記利用目的に必要な範囲の項目
3.開示の手続きについて

当社が保有するご本人の開示対象個人情報に関して、ご本人自身の情報の開示を希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、合理的な期間及び範囲で回答します。

4.訂正等の手続き

当社が保有するご本人の開示対象個人情報に関して、ご本人自身の情報の内容について訂正、追加または削除をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間及び範囲で情報の訂正、追加または削除をします。

5.利用停止・消去

当社が保有するご本人の開示対象個人情報に関して、ご本人自身の情報の利用停止または消去をご希望される場合には、お申し出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、合理的な期間及び範囲で利用停止または消去します。
これらの情報の一部または全部を利用停止または消去した場合、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがあります。(なお、関係法令に基づき保有しております情報については、利用停止または消去のお申し出に応じられない場合があります。)

6.開示等の受付方法・窓口

当社のご本人の開示対象個人情報に関する開示等(上記3,4,5)のお申し出は、以下の方法にて受付けます。なお、この方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますので、ご了承ください。

7.受付手続

下記の受付窓口まで、当社所定の開示等請求書(当社ホームページに掲載)を記入のうえ、必要書類を同封して、郵送にてお申込みください(郵送料は請求者のご負担となります)。
下記方法により、ご本人(または代理人)であることを確認したうえで、書面の交付により回答いたします。なお、開示の手続き(上記3)1件につき1,000 円(消費税込)の手数料をお支払いただきます。

受付窓口株式会社長谷工コミュニティ九州
業務推進部宛
〒812-0011 福岡県福岡市博多区博多駅前1-21-28 博多駅前スクエア
申込方法及び
ご本人確認方法
所定の「個人情報開示等請求書」(当社ホームページに掲載)に必要事項を記入の上、本人確認書類(※1)、代理の場合は代理人確認書類(※2)と共に郵送にて受付窓口までお申込みください。所定の手数料の振込みが確認できた場合に当社は手続きを開始します。
(※1)本人確認書類…運転免許証、パスポート、健康保険証、年金手帳のコピー(いずれか1点)
(※2)代理人確認書類…戸籍謄本、成年後見登記事項証明書、委任状
振込口座:開示請求に応じる場合、後日、別便にてご連絡いたします。
手数料請求1件につき 1,000円(消費税込)
振込手数料は請求者のご負担となります。
お届け方法配達記録郵便でお振込みの確認後1週間以内に郵送いたします。
但し、回答しかねる場合も同封書類、返金はいたしません。
同封書類は弊社で責任を持って処分いたします。
※注意:上記例はご本人の場合であり、ご本人以外の場合は、ご本人の実印が押印された承諾書、代理人様の実印が押印された個人情報開示等請求書、代理人様の印鑑証明書を同封ください。
8.個人情報の取扱いに関するご意見及びご相談窓口

お客様よりの個人情報開示関係のお申出、個人情報のお取扱いに関するお問合せ、ご相談窓口は下記の通りです。

問合せ先:株式会社長谷工コミュニティ九州 業務推進部
住 所:〒812-0011 福岡県福岡市博多区博多駅前 1-21-28 博多駅前スクエア
電 話:092-477-3939
受付時間:月曜日~金曜日(祝日を除く) 午前 9:00~午後 5:30