個人情報保護方針

長谷工システムズは、ダイレクトメールの発送代行・カラー印刷・オンデマンド印刷業、各種事務機器のレンタル業、リース業、中古パソコン販売業、システム開発・情報処理サービス・文書保管サービス・保険代理店業を行っています。
高度情報通信社会における個人情報保護の重要性を認識し、以下の方針に基づき個人情報の保護に努めます。

1. 適正な個人情報の取得について

当社は、個人情報を、あらかじめ特定した利用目的の達成に必要な範囲内で、適法かつ公正な手段によって取得いたします。

2.個人情報の利用について

  • (1)当社は、個人情報を、取得の際に示した利用目的の範囲内で、業務の遂行上必要な限りにおいて利用し、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(以下、「目的外利用」という)を防止するため、適切な措置を講じます。
  • (2)当社は、個人情報を第三者(グループ会社を含む)との間で共同利用させていただく場合があります。
  • (3)当社は、個人情報の取扱いを外部へ委託する場合には、当該委託者へ厳正な調査を行ったうえ、秘密を保持させるために、適正な監督を行います。

3.個人情報の第三者提供について

当社は、個人情報を第三者に提供する場合には適切な取り扱いをいたします。

4.関連法令・ガイドラインの遵守について

当社は、個人情報保護に関する法令、国が定める指針・ガイドラインを遵守し、個人情報の適正な取扱いと保護に努めます。

5.個人データの安全管理措置について

当社は、取扱う個人データの漏えい、滅失または毀損の防止、その他個人データの安全管理のため、取扱規程等の整備および安全管理措置に係る実施体制の整備等、十分なセキュリティ対策を講じます。

6.個人データに関する事項の通知、開示、訂正等のご請求及びご質問・苦情について

個人データに関する事項の通知、開示、訂正等、利用停止等に関するご請求については、速やかに対応します。
なお、当社の個人情報の取扱いについてのご質問・苦情は下記お問い合わせ窓口までご連絡ください。

【問い合わせ窓口】
問い合わせ先 株式会社長谷工システムズ 管理部 個人情報保護事務局
住 所 〒105-0014 東京都港区芝2-32-1
電 話 03-6660-2251(平日9:00~17:30)
Eメール pp-hss@haseko.co.jp

7.個人情報保護マネジメントシステムの策定・実施・維持・改善

当社は、この方針を実行するため、個人情報保護マネジメントシステムを策定し、これを当社従業者その他関係者に周知徹底させて実施し、維持し、継続的に改善致します。

2005年 6月30日 制定
2020年 7月1日 改訂

株式会社長谷工システムズ
代表取締役社長 中村康廣

株式会社長谷工システムズは2006年3月31日一般財団法人日本情報経済社会推進協会からプライバシーマークの認定を受けました。
「プライバシーマーク制度」とは一般財団法人日本情報経済社会推進協会が、個人情報の取扱について適切な保護措置を講ずる体制を整備している民間事業者等に対し、その旨を示すマークとしてプライバシーマークを付与し、事業活動に関して、プライバシーマークの使用を認証する制度です。

更新認定年月日:2018年3月31日
認定番号:第10190376(7)号

個人情報の取り扱いについて

当社の保有する個人情報に関し、「個人情報の保護に関する法律」(以下「法」という。)及び「JISQ15001:2017」に基づき、以下の事項を「公表」致します。

1. 個人情報取扱事業者の名称

株式会社長谷工システムズ

2. 個人情報保護管理者(もしくは代理人)の氏名又は職名、所属及び連絡先

当社の個人情報保護管理者は、執行役員 赤瀬 秀司です。
尚、個人情報保護管理者に対するご連絡につきましては、5.に記載のお問合せ先までお申し出下さい。

3. 個人情報の利用目的に関する事項

お客様から、直接書面に記載された個人情報を取得する場合(ホームページ等での取得を含む)は、その都度、利用目的を明示し同意を得ます。それ以外で直接個人情報を取得する場合又は間接的に個人情報を取得する場合は、以下の利用目的の範囲内で取り扱います。

(1) 直接個人情報を取得する場合又は間接的に個人情報を取得する場合の類型及び利用目的

  個人情報の類型 利用目的
1 お客様の取引に関する個人情報 見積書、注文書、注文請書、請求書の送付並びに商品の配送・回収その他取引上必要な連絡管理業務のために利用
2 「開示等の求め」及び「苦情」「問い合わせ」に伴って取得した個人情報 「開示等の求め」及び「苦情」「問い合わせ」の対応のために利用
3 当社の従業員、退職者及び求職者等の個人情報 採用及び従業員管理(人事・労務等)のために利用
4 当社の個人情報マネジメントシステムの運用に伴って取得した個人情報 個人情報マネジメントシステムの運用管理に利用

*.ご本人様が当社に個人情報を与えることの任意性並びにその情報を与えなかった場合のご本人様に生ずる事項
個人情報の提出はご本人様の任意ですが、当社の業務遂行上、必要なものです。不十分・不正確な情報の提供もしくは提供を拒絶されたことにより、当社の業務遂行に支障をきたし、ご本人様に連絡が届かない、犯罪等危険に巻き込まれる等の不利益が発生した場合の結果はご本人様に帰属いたします。

(2) 当社が委託(受託)により個人情報を取得した場合

  個人情報の類型 利用目的
1 ダイレクトメール印刷、発送業務でお預かりする個人情報 ダイレクトメール印刷、発送業務の為に利用
2 ホームページの運営・会員管理業務でお預かりする個人情報 ホームページの運営・会員管理業務の為に利用
3 データ入力の為にお預かりする個人情報 顧客データの運用管理の為に利用
4 WEBメール配信業務でお預かりする個人情報 WEBメール配信業務の為に利用
5 アンケート実施に係わる業務でお預かりする個人情報 アンケート実施に係わる業務 の為に利用
6 契約書等のスキャニング業務でお預かりする個人情報 契約書等のスキャニング業務の為に利用
7 その他、個人情報の加工、印刷、発送に係わる業務でお預かりした個人情報 個人情報の加工、印刷、発送に係わる業務の為に利用
8 お客様からお預かりした保管文書にある個人情報 文書保管業務の為
9 保険の契約・解約・請求等に係る業務でお預かりした個人情報 各保険会社の委託を受けて行う各社損害保険、生命保険及びこれらに附帯・関連するサービス業務の為に利用(*)

(3) 合併、分社、事業継承による取得の場合

2020年7月1日付けにて、株式会社長谷工アネシス保険サービス事業部を吸収による個人情報の取得があります。

(4) 共同利用の場合

当社は従業員の個人情報に関して、以下の内容において共同利用を行っております。

個人情報の類型 情報詳細
共同して利用する者の範囲 長谷工コーポレーショングループ各社(詳細はこちらのリンクをご参照ください。)https://www.haseko.co.jp/hc/company/group.html
共同して利用される個人データの項目 氏名、所属、役職名、電話番号・内線番号・FAX、メールアドレス
利用する者の利用目的
  • マンションへのインターネットシステム導入支援に関する情報サービスの提供のための郵便物、電話、E-mail等による営業活動。
  • 不動産の売買、交換、貸借及び仲介、代理並びに管理等の取引に関する情報・サービス提供のための郵便物、電話、E-mail等による営業活動。
  • マンションの修繕、建替え、耐震補強等総合的検討支援に関する情報サービスの提供のための郵便物、電話、E-mail等による営業活動。
  • マンションの電気設備機器及び電力供給サービスに関する保守点検、連絡、契約の履行、履行請求並びに付随サービスに関する情報サービスの提供のための郵便物、電話、E-mail等による営業活動。
  • 各保険会社の委託を受けて行う各社損害保険、生命保険及びこれらに附帯・関連する情報サービスの提供のための郵便物、電話、E-mail等による営業活動。
  • その他当社グループ各社の業務、取扱い商品、各種サービスに関する情報提供、提案又は紹介等のための郵便物、電話、E−mail等による営業活動。
  • グループ内イントラネット利用したメールシステム、グループ内の業務上の連絡のため
共同利用の管理責任者 株式会社長谷工システムズ

(5) 個人情報の「第三者提供」に関する事項

当社は、個人情報を第三者に提供する場合には適切な取り扱いをいたします。但し、以下の場合は除くことと致します。

  • 法令に基づく場合
  • 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
  • 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難である場合
  • 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する場合があり、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれのある場合

(6) 個人情報の取扱いの委託に関する事項

当社の業務の遂行上、お預かりしている個人情報を業務委託先に預託する場合は、守秘義務等によって業務委託先に個人情報保護を義務付けるとともに、業務委託先が適切に取り扱うように十分な管理を致します。

4. 個人情報の開示・訂正等・利用停止・消去の取扱いについて

(1) 開示の手続きついて

当社が保有するご本人の保有個人データに関して、ご本人自身の情報の開示を希望される場合には、お申出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、合理的な期間及び範囲で回答します。

(2)訂正等の手続き

当社が保有するご本人の保有個人データに関して、ご本人自身の情報の内容について訂正、追加または削除をご希望される場合には、お申出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、事実と異なる内容がある場合には、合理的な期間及び範囲で情報の訂正、追加または削除をします。

(3)利用停止・消去

当社が保有するご本人の保有個人データに関して、ご本人自身の情報の利用停止または消去をご希望される場合には、お申出いただいた方がご本人であることを確認したうえで、合理的な期間及び範囲で利用停止または消去します。
これらの情報の一部または全部を利用停止または消去した場合、不本意ながらご要望に沿ったサービスの提供ができなくなることがあります。(なお、関係法令に基づき保有しております情報については、利用停止または消去のお申し出に応じられない場合があります。)

(4) 開示等の受付方法・窓口等

当社のご本人の保有個人データに関する開示等(上記(1)~(3))のお申し出は、以下の方法にて受付けます。なお、この方法によらない開示等の求めには応じられない場合がありますので、ご了承ください。

  • 受付方法・窓口

    下記の受付窓口まで、当社所定の開示等請求書(「開示等請求書」PDFファイル・「訂正等請求書」PDFファイル・「利用停止等請求書」PDFファイル)をホームページよりダウンロードし記入の上、本人確認書類(※1)、 代理の場合は代理人確認書類(※2)と共に郵送にて必要書類を同封して、郵送にてお申込みください(郵送料は請求者のご負担となります)。ご本人(または代理人)であることを確認したうえで、請求書住所宛に書面の交付により回答いたします。
    同封書類は当社で責任を持って処分いたします。

    • (※1)本人確認書類:運転免許証、パスポート、健康保険証、年金手帳のコピー(どれか1点)
    • (※2)代理人確認書類:戸籍謄本、成年後見登記事項証明書、委任状
      • Ⅰ.法定代理人である場合:(以下abすべて)
        • a.代理権があることを確認するための書類 1通(戸籍謄本、成年被後見人の法定代理人である場合には登記事項証明書、親権者の場合には扶養家族が記入された保険証のコピーも可)
        • b.法定代理人本人であることを確認するための書類 1通
          (法定代理人の運転免許証又は、パスポート等公的書類のコピー)
      • Ⅱ.委任による代理人の場合(以下abcすべて)
        • a.委任状 1通
        • b.人の印鑑証明書 1通
        • c.代理人本人であることを確認するための書類 1通(代理人の運転免許証又はパスポート等、公的書類のコピー)

      ※1・※2 いずれにおいても、本籍地に係わる情報は黒塗りして添付のほどお願いします。

    【受付窓口・送付先】
    〒105-8507
    東京都港区芝2-32-1
    株式会社長谷工システムズ 管理部 個人情報保護事務局
  • 手数料及び徴収方法

    「開示等請求」につきましては、1件につき1,000円(消費税込)の手数料をお支払いいただきます。所定の手数料の振込みが確認できた場合、手続きを開始します。
    但し、回答しかねる場合も同封書類の返却、返金はいたしません。

  • 「開示等の求め」に関して取得した個人情報の利用目的

    開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲内のみで取り扱うものと致します。提出していただいた書類は、開示等の求めに対する回答書面を発送してから2年間保存し、その後廃棄させていただきます。

    * 個人情報の不開示事由について
    次に定める場合には、開示等のご請求には対応いたしかねます。尚、そのような決定をした場合は、その旨及び理由を付記して、申請者の申請書記載住所宛に書面にて通知いたします。また、開示の請求に対応いたしかねる場合においても上記所定の手数料を請求させていただきます。

    • (ア) 申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所と当社の登録する住所が一致しないとき等、本人が確認できない場合
    • (イ) 代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
    • (ウ) 所定の申請書類に不備があった場合
    • (エ) 開示等の求めの対象が開示対象個人情報に該当しない場合
    • (オ) 本人又は第三者の生命、身体、財産その他権利利益を害するおそれがある場合
    • (カ) 当社の業務の適正な実施に支障を及ぼすおそれがある場合
    • (キ) 他の法令に違反する場合

5. 個人情報(保有個人データを含む)の取扱いに関する質問及び苦情等問合せ窓口

当社の個人情報(保有個人データを含む)の取扱いに質問及び苦情等のお問合せは、以下の窓口までお願いします。

【問い合わせ窓口】
問い合わせ先 株式会社長谷工システムズ 管理部 個人情報保護事務局
住 所 〒105-8507 東京都港区芝2-32-1
電 話 03-6660-2251
Eメール pp-hss@haseko.co.jp

6. 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先

当社は次の認定個人情報保護団体の対象事業者となっています。
但し、当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではございませんので、ご注意下さい。

【苦情の解決の申し出先】
一般財団法人 日本情報経済社会推進協会
プライバシーマーク推進センター 個人情報保護苦情相談室
住 所 〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 ファーストビル
電 話 03-5860-7565
0120-700-779

個人番号及び特定個人情報の適正な取り扱いに関する基本方針

当社は、以下の方針に基づき、個人番号及び特定個人情報の適正な取り扱いに努めます。

1.関係法令・ガイドライン等の遵守について

当社は、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)の取り扱いに関し、「行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(マイナンバー法)」及び「特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン(事業者編)」、並びに「個人情報の保護に関する法律」を遵守します。

2.安全管理措置に関する事項について

当社は、特定個人情報等の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の個人番号の適切な管理のために、別途「個人番号及び特定個人情報取扱規程」を定め、これを遵守します。

3.委託の取り扱いについて

当社は、特定個人情報の取り扱いを第三者に委託することはありません。

4.継続的改善について

当社は、特定個人情報等の取り扱いを継続的に改善するよう努めます。

5.特定個人情報等の開示

当社は本人またはその代理人から、当該特定個人情報等の開示の求めがあったときは、次の各号の場合を除き、遅滞なく回答します。
・本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
・当社の業務適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・法令に違反することとなる場合

6.質問及び苦情処理の窓口

当社の特定個人情報等の取り扱いに関する質問又は苦情につきましては以下にお問い合わせ下さい。

【問い合わせ窓口】
問い合わせ先 株式会社長谷工システムズ 管理部 個人情報保護事務局
住 所 〒105-8507 東京都港区芝2-32-1
電 話 03-3456-6014(平日9:00~17:30)
Eメール pp-hss@haseko.co.jp

2005年 10月19日 制定
2015年 2月 17日 改訂

株式会社長谷工システムズ
代表取締役社長 中村康廣

特定個人情報の取り扱いについて

株式会社長谷工システムズ(以下「当社」という)では、特定個人情報の重要性を踏まえ、特定個人情報を取り扱う際には、特定個人情報保護に関する法令・国が定める指針・その他の規範を遵守し、特定個人情報の保護を推進してまいります。以下の内容をご理解のほどよろしくお願いいたします。

1.特定個人情報取扱事業者名

株式会社長谷工システムズ

2. 特定個人情報等管理責任者の氏名及び職名、及び所属及び連絡先

特定個人情報等管理責任者:管理部門 常務執行役員 高見 幸成
連絡先(電話番号)   : 03-6660-2251

3.特定個人情報利用目的

当社は、役員・従業員、従業員の家族等の特定個人情報を含む情報及び不動産使用料、報酬等の支払いに係わる貸主の特定個人情報を含む情報を、番号法、特定個人情報の適正な取り扱いに関するガイドライン(事業者編)に基づき、以下の目的の範囲で利用いたします。

  項 目 利用目的 取扱部署
1 社員の特定個人情報と家族の特定個人情報(個人番号・氏名・住所・電話番号・生年月日など社会保険手続きに必要な情報) 健康保険・厚生年金保険・雇用保険加入等事務及び源泉徴収票作成事務 管理部
2 不動産使用料、報酬等の支払いに係わる特定個人情報(個人番号・氏名・住所・電話番号・生年月日など税務当局に必要な情報) 支払調書作成事務 管理部

4.特定個人情報を含む情報の第三者提供

提供いただいた特定個人情報は、以下のいずれかに該当する場合を除き、第三者に対して開示いたしません。
① 人の生命、身体または財産の保護のために必要な場合であって、ご本人のご同意をいただくことが困難な場合

5.特定個人情報の管理

特定個人情報の紛失、破損、改ざん、漏えいなどの危険に対して、技術面及び組織面において適切な安全対策を講じ、保管・管理を行います。

6.特定個人情報の開示・訂正・追加・削除・拒否権について

開示・訂正・追加・削除・拒否権についてのお問い合わせは下記お問い合わせ先までご連絡ください。法令及び規範の要請範囲での業務について、役員・従業員からの削除、利用停止の要請に応じることはできません。
但し、法令及び規範の要請範囲でないと思われる取扱いがあった場合、特定個人情報保護管理責任者にご相談いただければ、内容を確認したうえで対処いたします。

7.特定個人情報の開示等の手続きについて

当社では「特定個人情報」の本人又は、その代理人からの利用目的の通知、開示、訂正・追加又は削除、利用停止又は消去、第三者への提供の停止(以下「開示等」という。)の求めに応じております。

① 「開示等の求め」の申し出先
開示等の求めは下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお申し出下さい。

【郵送先】
問い合わせ先 株式会社長谷工システムズ 管理部 個人情報保護事務局
住 所 〒105-8507 東京都港区芝2-32-1

②「開示等の求め」に際して提出すべき書面(様式等)
開示等の求めを行う場合は、次の申請書(Ⅰ)をダウンロードし、所定の事項を全て記入の上、本人確認のための書類(Ⅱ)を同封し、上記宛でご郵送下さい。尚、封筒には「開示等請求書類在中」とお書き添え下さい。

I. 当社所定の申請書


開示請求書のPDFファイルをご覧になるにはAcrobat Readerが必要です。ダウンロードされる方は、こちらをクリックして下さい。

II. 本人確認書類
運転免許証、パスポート、健康保険証、年金手帳のコピー(どれか1点)
*本籍地に係わる情報は黒く塗りつぶして添付のほどお願いします。

③代理人による「開示等の求め」
「開示等の求め」をする者が未成年者若しくは成年被後見人であるご本人様の法定代理人である場合、又は開示等の求めをすることにつきご本人様が委任した代理人である場合は、前項の書類に加えて、下記の書類を同封して下さい。

I. 法定代理人である場合

・ 法定代理権があることを確認するための書類 1通
(戸籍謄本、成年被後見人の法定代理人である場合には登記事項証明書、親権者の場合には扶養家族が記入された保険証のコピーも可)

・ 法定代理権があることを確認するための書類 1通
(法定代理人の運転免許証又は、パスポート等公的書類のコピー)
*本籍地に係わる情報は黒く塗りつぶして添付のほどお願いします。

II. 委任による代理人の場合

・ 委任状 1通
・ 本人の印鑑証明書 1通
・ 代理人本人であることを確認するための書類 1通
(代理人の運転免許証又はパスポート等、公的書類のコピー)
*本籍地に係わる情報は黒く塗りつぶして添付のほどお願いします。

④「開示等の求め」の手数料及び徴収方法
1件の申請につき、1,000円(消費税込)をお支払い下さい。書類が到着次第、振込口座を別途ご連絡いたします。所定の期間内に入金が確認できなかった場合は、開示等の求めがなかったものとして対応させていただきます。

⑤「開示等の求め」に対する回答方法
申請者の申請書記載住所宛に書面にてご回答申し上げます。

⑥「開示等の求め」に関して取得した個人情報の利用目的
開示等の求めに伴い取得した個人情報は、開示等の求めに必要な範囲内のみで取り扱うものと致します。提出していただいた書類は、開示等の求めに対する回答書面を発送してから2年間保存し、その後廃棄させていただきます。

*開示対象個人情報の不開示事由について
次に定める場合には、開示等のご請求には対応いたしかねます。尚、そのような決定をした場合は、その旨及び理由を付記して、申請者の申請書記載住所宛に書面にて通知いたします。また、開示の請求に対応いたしかねる場合においても上記所定の手数料を請求させていただきます。

 
     
  • (ア)申請書に記載されている住所、本人確認のための書類に記載されている住所と当社の登録する住所が一致しないとき等、本人が確認できない場合
  •  
  • (イ)代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
  •  
  • (ウ)所定の申請書類に不備があった場合
  •  
  • (エ)開示等の求めの対象が開示対象個人情報に該当しない場合
  •  
  • (オ)本人又は第三者の生命、身体、財産その他権利利益を害するおそれがある場合
  •  
  • (カ)当社の業務の適正な実施に支障を及ぼすおそれがある場合
  •  
  • (キ)他の法令に違反する場合
  •  

8.特定個人情報の取扱いに関する質問及び苦情処理の窓口

当社の特定個人情報の取扱いに関する質問及び苦情処理につきましては、以下の窓口までお願いします。


【問い合わせ窓口】
問い合わせ先 株式会社長谷工システムズ 管理部 個人情報保護事務局
住 所 〒105-8507 東京都港区芝2-32-1
電 話 03-3456-6014(平日9:00~17:30)
Eメール pp-hss@haseko.co.jp

2005年 10月19日 制定
2015年 2月 17日 改訂

株式会社長谷工システムズ
代表取締役社長 中村康廣

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東京 03-6660-2251
大阪 06-6203-0392

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